Jak účtovat náklady před vznikem firmy

ZALOŽENÍ SPOLEČNOSTI

Několik čtenářských dotazů se v poslední době týkalo způsobu jak účtovat náklady a DPH před zahájením podnikatelské činnosti. Tedy například když společnost vznikla k 2. lednu 2006, ale náklady na její zřízení vydal majitel již v roce 2005.

Před založením společnosti dochází k nutným výdajům, které vzniku firmy předcházejí a jsou s ním spojené. Jedná se o výdaje vzniklé v časovém období mezi založením společnosti a jejím zápisem do obchodního rejstříku (tedy oficiálním vznikem společnosti). Jde například o notářské poplatky, odměny právním zástupcům a podobně. Problematiku těchto výdajů upravuje obchodní zákoník.

ZŘIZOVACÍ VÝDAJE

Pro účetní zachycení těchto výdajů je v účetnictví zaveden účet Zřizovací výdaje účtové skupiny 01 – zpravidla 011. Účetní předpisy vymezují výše uvedené termíny pozitivně i negativně.
Zřizovacími výdaji se rozumí souhrn výdajů před založením účetní jednotky do výše 60 tisíc korun, o kterých účetní jednotka rozhodne, že je takto vykáže. Pokud takový souhrn výdajů překročí 60 tisíc korun, zachytí účetní jednotka takové výdaje povinně na účtě 011 – zřizovací výdaje. Zřizovacími výdaji jsou například soudní a správní poplatky, výdaje na pracovní cesty, poradenské služby, nájemné a další.
Naopak součástí zřizovacích výdajů nesmí být zejména pořízení majetku nebo zásob, výdaje na reprezentaci nebo výdaje související s přeměnou společnosti.
Zřizovací výdaje mohou být zařazeny do účetnictví jako dlouhodobý nehmotný majetek, který se odpisuje nejvýše po dobu pěti let. Mohou také být evidovány jako drobný nehmotný majetek, popřípadě je lze uplatnit jednorázově do nákladů.
Způsob zařazení závisí na celkové výši zřizovacích výdajů a na limitu, který si účetní jednotka stanovila za rozhodný pro účtování o dlouhodobém nehmotném majetku. Zřizovací výdaje nad stanovený limit se evidují a odepisují jako dlouhodobý nehmotný majetek. Pokud této hranice nedosahují, mohou být s ohledem na princip významnosti účtovány v pomocné evidenci jako drobný nehmotný majetek, který je účetně odepisován. Nevýznamné výdaje na založení nebudou vůbec evidovány jako majetek. Pokud celková částka přesáhne 60 tisíc korun, jsou nehmotným majetkem podle zákona o daních z příjmů, který je na základě zákona odpisován. Jestliže zřizovací výdaje částku 60 tisíc korun nepřesáhnou, pak se účetní jednotka může rozhodnout, zda budou evidovány jako drobný nehmotný majetek, nebo budou zaúčtovány na vrub nákladů. Do daňově uznatelných nákladů je možné podle § 24 odst. 2 písm. v) zákona o daních z příjmů postupně uplatnit účetní odpisy z drobného nehmotného majetku. Daňově se drobný majetek neodepisuje.

DVĚ MOŽNOSTI ZACHYCENÍ V ROZVAZE

Podle způsobu úhrady zřizovacích výdajů rozlišujeme dvě možnosti zachycení zřizovacích výdajů v zahajovací rozvaze nově založené společnosti. 1) Jestliže jsou zřizovací výdaje financované z vlastních prostředků zakladatelů, neobjeví se v zahajovací rozvaze sestavené novou účetní jednotkou ke dni jejího vzniku, ale budou zaúčtovány až podle rozhodnutí valné hromady nové společnosti. Valná hromada odsouhlasí jejich výši.
2) Druhou možností, jak uhradit zřizovací výdaje, je čerpání ze splacených peněžitých vkladů z bankovního účtu. V zahajovací rozvaze tedy bude nižší stav bankovního účtu, než je peněžní částka splacených vkladů, a zřizovací výdaje budou účtovány na účtu pořízení nehmotného majetku, tj. účtu 041 místo účtu 011, popřípadě jako pohledávka za příslušnými osobami.

ZŘIZOVACÍ VÝDAJE Z HLEDISKA DPH

Zákon o dani z přidané hodnoty umožňuje podle § 74 nově zaregistrovaným plátcům DPH uplatnit nárok na odpočet daně u obchodního majetku evidovaného ke dni účinnosti registrace, který byl pořízen za posledních 12 měsíců před registrací k DPH. Podmínkou pro uplatnění odpočtu jsou daňové doklady, na kterých je uvedena částka včetně daně.
Obchodním majetkem jsou podle § 4 odst. 3 písm. c) majetkové hodnoty sloužící nebo určené k uskutečňování ekonomických činností, o nichž je osoba povinna účtovat nebo je evidovat.
Nárok na odpočet je možné uplatnit u dlouhodobého hmotného majetku nad 40 tisíc korun a dlouhodobého nehmotného majetku nad 60 tisíc korun podle zákona o daních z příjmů. U tohoto typu majetku se upravuje nárok na odpočet podle počtu roků podle § 78 odst. 2 zákona o DPH. Ve výše uvedeném případě (vznik firmy k 2. lednu 2006) lze ze zřizovacích výdajů účtovaných jako dlouhodobý nehmotný majetek (tedy nad 60 tisíc korun a s dobou životnosti alespoň jeden rok) uplatnit nárok na odpočet DPH v plné výši, jelikož ke vzniku společnosti s ručením omezeným došlo až v roce 2006. Zřizovací výdaje přitom nejsou zaúčtovány ke dni vzniku -tedy zápisu do obchodního rejstříku, ale až podle usnesení valné hromady nové společnosti.
Dále lze za podmínek § 74 odst. 4 zákona o DPH uplatnit nárok na odpočet u nedokončeného dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku, zásob a majetku vytvořeného vlastní činností. Pokud ale na základě rozhodnutí účetní jednotky je účtováno do nákladů ještě před vlastní registrací společnosti k DPH, nárok na uplatnění této daně na vstupu nevznikne.